Jak zrobić porządek w dokumentach?

[Głosów:0    Średnia:0/5]

Jak zrobić porządek w dokumentachJeśli ktoś szuka pracy być może trafił parę razy na oferty dotyczące porządkowania dokumentów. Wbrew pozorom nie jest to wcale taka banalna i oczywista czynność. Trzeba trzymać się pewnych reguł, żeby nie zginąć w papierach.

Zazwyczaj w pracy mamy do czynienia z dokumentacją dotyczącą spraw związanych z firmą, z którą należy postępować zgodnie z ustalonymi w przedsiębiorstwie zasadami oraz z papierami, którymi można dysponować samodzielnie. Jeśli chodzi o dokumenty oficjalne, to najczęściej w firmie znajduje się wydzielone na nie miejsce. W zawiązku z tym należy układać je w odpowiednich szufladach czy segregatorach. Inną sprawą jest porządek dotyczący własnego stanowiska pracy. Utrzymywanie go, to obowiązek każdego pracownika. Chodzi też o to, że łatwiej się pracuje, kiedy na biurku nie ma bałaganu i dobrze wiemy gdzie co znaleźć. W związku z tym należy regularnie przeglądać zgromadzone dokumenty. Te które są niepotrzebne wyrzucać, niszczyć lub przeznaczyć do użycia jako brudnopis. Dokumenty, które mogą się jeszcze przydać, ale nie w danym momencie, najlepiej schować do szuflady. Warto przygotować osobne teczki na różne rodzaje papierów. Oczywiście robiąc porządki należy też wyczyścić komputer czy laptopa oraz przetrzeć kurze na biurku.

Duża ilość rozmaitych papierów gromadzi się nie tylko w biurach, ale także w naszych domach i mieszkaniach. Zwykle zabieramy się za ich segregację podczas dużych porządków domowych, natomiast znacznie lepiej jest na bieżąco utrzymywać należyty ład. Jak to zrobić? Przede wszystkim nie należy wrzucać luzem wszystkich dokumentów do szuflady czy na półkę. Robiąc w ten sposób będziemy mieli sporo problemów ze znalezieniem czegokolwiek. Poza tym istnieje ryzyko, że ważne dokumenty ulegną uszkodzeniu. Najlepszym rozwiązaniem jest założenie kilku teczek i odpowiednie opisanie każdej z nich, na przykład: „Rachunki”, „Wyniki badań”, „Umowy” itd. Jeśli będziemy na bieżąco umieszczać różne papiery we właściwych teczkach unikniemy chaosu. Wówczas warto tylko co jakiś czas zrobić przegląd i wyrzucić to, co jest już nieaktualne. Najgorsze co można zrobić to składować dokumenty w różnych miejscach, aż w końcu trudno jest opanować nie tylko ich zawartość i ważność, ale również bałagan w pokoju.

0
0



Dodaj komentarz