W przypadku, gdy pracodawca wysyła swojego pracownika na szkolenie, może być to potraktowane podobnie jak podróż służbowa i wówczas w celu obliczenia należnej pracownikowi diety stosuje się przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Zgodnie z nim rozliczanie kosztów zagranicznego wyjazdu służbowego powinno uwzględniać dietę przeznaczoną na pokrycie przede wszystkim kosztów wyżywienia, ale także innych niezbędnych wydatków. Wysokość diety zależy od tego, do jakiego państwa wyjeżdża pracownik. Można ją odnaleźć w załączniku do wyżej wymienionego rozporządzenia. Podczas obliczania należności dla niego należy przyjąć, że za każdą pełną dobę spędzoną w delegacji przysługuje mu pełna dieta. Jeśli chodzi o dobę niepełną, to powyżej 12 godzin jest to wciąż 100% wysokości diety, od 8 do 12 godzin połowa diety, a poniżej 8 godzin 1/3 jej wysokości. Jeśli jednak pracownik będzie miał podczas odbywania szkolenia zapewnione pełne wyżywienie, to wówczas od wysokości przysługującej mu diety odlicza się 15% na śniadanie oraz po 30% na obiad i kolację. Oznacza to, że przysługuje mu wówczas ¼ diety obowiązującej w przypadku przebywania w podróży służbowej w danym państwie.
W Internecie można znaleźć kalkulator obliczania diet zarówno krajowych, jak i zagranicznych. Takie narzędzie może nieco ułatwić zadanie, tym bardziej że obliczając należność dla pracownika przebywającego na szkoleniu za granica bierze się również pod uwagę dojazdy i noclegi. Można się nim posłużyć dokonując rozliczenia podróży służbowej, którego należy dokonać po powrocie pracownika z zagranicznego szkolenia. Rachunek kosztów powinien być wykonany zgodnie z nowymi przepisami, które obowiązują od 1 marca 2013 roku. Dotyczą krajowych i zagranicznych delegacji służbowych. Oczywiście może zdarzyć się tak, że w interesie pracodawcy będzie to, aby wyjazd w celach szkoleniowych nie był traktowany jako podróż służbowa, ale wówczas powinno to być uzgodnione z pracownikiem.
